X
تبلیغات
سعدآباد فرهنگ - مدیریت در آموزش و پرورش سعدآباد
تاريخ : سه شنبه بیست و چهارم اسفند 1389 | 18:20 | نویسنده : سید محمد علی موسوی
مدیریت در آموزش و پرورش سعدآباد

در قانون استخدام کشوري ايران از موارد زير سخن به ميان آمده است :
1-مفاهيم و تعاريف و اصطلاحات مربوط به امور استخدامي.
2- شرايط استخدام افراد.
3- حقوق و مزاياي مستخدمان رسمي .
4- تأمين و آسايش و حفظ سلامت مستخدمان رسمي.
5- تکاليف عمومي مستخدمان .
6- ضوابط و شرايط بازنشستگي.
اين قانون در خرداد 1345 از تصويب مجلس گذشت و سازماني به نام سازمان امور اداري و استخدامي کشور موظف به طراحي و وضع مقررات لازم در راستاي  قانون مزبور شده است. پاره اي از مواد اين قانون بويژه بعد از انقلاب اسلامي مورد تجديد نظر قرار گرفت.
وزارت آموزش و پرورش از وزارتخانه هايي است که امور اداري و استخدامي کارکنان دولت از جمله آموزش و پرورش ، مفاهيم ، تعاريف و مقرراتي وضع شده است.
4- مطالعه و تشريح مراحل استخدامي  درسي،قرار دادي، روز مزد (بيمه)
استخدام رسمي داراي مراحلي است که عبارتند از :
 1- بررسي نيرو هاي انساني مورد نياز به وسيله مسئولان ذي ربط
2- تأمين محل حقوق و مزاياي مربوط که اصطلاحاً رديف حقوقي ناميده مي شود.
3- کسب مجوز از سازمان امور اداري و استخدامي
4- دادن آگهي استخدام ضمن اعلام شرايط استخدام.
5- اخذ درخواست هاي داوطلبان و رسيدگي به مدارک ضميمه آن .
6- صدور کارت شرکت در آزمون ورودي و برگزاري آزمون استخدامي طبق ضوابط مقرر.
7-مصاحبه و تحقيق در مورد صلاحيت اعتقادي و اخلاقي داوطلبان .
8- استخراج نتايج و اعلام اسامي قبول شدگان با درصد خاصي از ذخيره.
9- انجام دادن تشريفات مقدماتي استخدام .
10- شرکت در دوره هاي آموزشي.
11- صدور ابلاغ براي تصدي پست مورد نظر.
12- صدور حکم آزمايشي استخدام .
5- شناخت وظايف و نقش هاي مسئولين کارگزيني
وظايف  قسمت کارگزيني عبارتند از :
 1- کنترل و ورود و خروج کارکنان در دفتر انديکاتور .
2- تنظيم ساعت ورود و امضاء و ساعت خروج.
3- تنظيم مرخصي هاي ساعتي و روزانه و محاسبه آنها.
4- صدور حکم مأموريت هاي افراد.
5- نظارت و کنترل ليست هاي حقوقي و تأييد آنها.
6- محاسبه سنوات خدمت پرسنلي.
7- صدور شماره پرسنلي افراد.
8- جواب دادن نامه هاي اداري مربوطه.
9- تنظيم اضافه کار پرسنل.
6- تطبيق و ترفيع ،ارتقاء و انتصاب در سازمان هاي دولتي
حدوداً 20% از نيروهاي رسمي براساس ارزشيابي پايان سال مورد تشويق قرار خواهند گرفت و يک نفر هم بر اساس نيروهاي موجود شهرستاني در صورت بالا بردن ارزشيابي بالاي 7 سال يا بالاتر مشمول تشويق مي گردد که اين تشويق مي تواند به صورت مالي يا اينکه  به صورت ترفيع به مقامي بالاتر در حد خود سازمان صورت گيرد که به مقامي که شايسته باشد به مقام معاونت اداري تبديل شود ولي در حال حاضر به علت حجم زيادکار و کم کردن نيرو طبق تحليل نيرو مبني بر 20% نيروي اداري هم چنين کاري ممکن نمي باشد.
7-انتقال و مأموريت ها
در صورتي که پرسنل رسمي مي خواهد از سازماني به سازمان  ديگر درخواست انتقال را داشته باشند با نظر مسئول شهرستان و مديريت استان  و موافقت مدير آموزش و پرورش و دستگاه هاي مورد نظر انجام مي گيرد و بعد از مراحل قانوني و طبق  آيين نامه ها اين انتقال صورت خواهد گرفت و در ضمن تمامي مأموريت ها و اضافه کاري هاي کارکنان  آموزش و پرورش طبق قوانين  و ضوابط اعمال شده و اضافه  کارهاي کارکنان بر طبق ساعت هاي اضافه کاري محاسبه و به آنها اهداء خواهد شد که مأموريت بين از 00/100 تومان تا 00/800 تومان مي باشد.
8- مرخصي استحقاقي – استعلاجي ، بدون حقوق و اظطراري
مرخصي اسحقاقي : مرخصي است که آنان نوع مرخصي است که به نسبت مدت خدمت کارکنان به آنان تعلق مي گيرد. و حداکثر اين نوع مرخصي تا 3 روز براي همکاران مي باشد. که در يک سال اين مرخصي 12 روز که در يک سال تجاوز نمي کند که تعطيلات فصلي اعضاي آموزشي تا ميزان دو ماه در سال به حساب مرخصي استحقاقي آنان در همان سال منظور مي شود.
مرخصي استعلاجي :
اين مرخصي،مرخصي است که در صورتي که کارکنان اين سازمان بيمار شوند و آن بيماري مانع از خدمت شود که در اين صورت بايد به پزشک مراجعه شود و پزشک تشخيص دهد که او به مرخصي احتياج دارد و اين بيماري مانع از خدمت او باشد بايد مراتب را در کوتاهترين  مدت ممکن به اداره اطلاع دهد و گواهي پزشک معالج را از طريق مقام مافوق يا رئيس اداره کارگزيني ارسال کند تا طبق ضوابط مقرر در صورت تأييد مسئولان ذي ربط مرخصي  استعلاجي صادر شود.
مرخصي بدون حقوق: کارکنان رسمي مي توانند با موافقت يا اداره  از مرخصي بدون حقوق براي ادامه  تحصيل  و يا ... طبق آيين نامه مربوط استفاده کنند. مدت مرخصي بدون حقوق از لحاظ بازنشستگي جزء سوابق خدمت محسوب نخواهد شد.
مرخصي اضطراري: پرسنل دولت  و کارکنان در موارد اضطراري بر اساس آيين نامه هاي مرخصي ها مي تواند در مواردي نظير ازدواج و ..... حداکثر 3 روز از اين مرخصي استفاده کنند و مراتب را به اداره اعلام دارند و مدت اين مرخصيها تا 3 روز مي باشد.
9- بيمه و خدمات اجتماعي
نوع اين بيمه از طريق سازمان تأمين اجتماعي بود که حدود 20% را سازمان و 7% را از حقوق پرسنل يا کارکنان جهت بيمه کسر و پرداخت مي نمايند.
نرخ بيمه هم از سال 84 به بعد معادل 27% در نظر گرفته شد که حدوداً 998/330 ريال محاسبه مي شود.
10- بازنشستگي و مراحل مربوط به آن در آموزش و پرورش
نحوه بازنشستگي و شرايط موجود طبق دستورالعمل هاي آموزش و پرورش اعمال مي شود که با سن 60 سال که 30 سال خدمت کرده باشد اين بين براي خانمها تا 45 سال که با سابقه 20 تا 25 سال سابقه مي باشد. در صورتي که بخواهند  خود را زودتر نيز بازنشسته کنند تا حدود 25 سال بايد نامه ها رسمي و تقاضايي خود را کتباً نوشته و تحويل دهند در صورت نياز مي توانند با تقاضاي آنها موافقت نمايند.
11- شناخت مشکلات موجود واحد کارگزيني و ارائه پيشنهادات و راه حل
مشکلات عبارتند از : 1- حجم زياد کار 2- کم بودن نيرو 3- نبودن مرخصي به خاطر کار زياد 4- نبودن امکانات رفاهي لازم 5- آشنا بودن به کار گزيني ولي به صورت دستي 6- کم بودن رايانه 7- وقت گير بودن کار براي ارباب رجوع 8- نبودن جاي کافي 9- کم بودن وقت استراحت.
پيشنهادات : مي توان با داشتن نيروي کار انساني مناسب و بيشتر نمودن آن کار را به حداقل رساند و اينکه آشنايي بيشتر همکاران به کار کامپيوتر مي تواند سهل الوصول بودن کار آسان نمايند سپس اينکه اگر جاي کافي بود بهتر مي توانستيم کارها را انجام دهيم – به روز کردن کامپيوتر .
از کار افتادگي و فوت در حين انجام وظيفه و يا غير.
پرسنل يا مستخدم عضو بيمه  حوادث باشد ابتدا بايد به پزشک کميسيون  مراجعه نماييد.
اگر با يک ماه يا دو ماه استراحت از 19 روز بيشتر باشد کميسيون پزشکي  بايد صعب العلاج بدون  پرسنل را اعلام نموده و حقوق پرسنل ماهيانه محاسبه و پرداخت شود و اگر در حين کار و يا غير به فوت انجاميد طبق قوانين و مقررات وزارت آموزش و پرورش  حقوق تعيين شده به فرزندان يا همسر وي پرداخت مي گردد.
12- واحد خدمات و کارپرداز و اموال و انبار
1- مطالعه و شناخت سازمان اداري واحد خدمات و کار پردازي اموال
واحد خدمات در اين مديريت جز محدود واحدهايي است که اگر جذب کار کند همه دو اثر ديگر را تحت الشعاع قرار مي دهد و عکس آن نيز صادق  است چون همه آنها به نحوي به خدمات ارائه شده اين واحد وابسته اند.
در اين واحد معمولاً از نظر تجربي بيشتر اداره مي شود و امور بر اساس تجربه قبلي افراد ..........  انجام مي شود .معمولاً افراد حاضر در اين واحد ديپلم مي باشند .
شناخت وظايف و نقش مسئولين کارپردازي اموال.
واحد خدمات جهت افراد حاضر در اين واحد کارهاي تعريف شده اي دارد که به عنوان نمونه کارشناس مسئول خدمات که در رأس اين واحد قرار دارند. معمولاً امور محوله به کارکنان را واگذار مي کند و زير نظر دارد و وظايف افراد را مشخص مي کند.
معمولاً درخواست خريد از طرف واحدهاي ديگر به صورت مکتوب به خدمات تحويل داده مي شود.حتي تغيير اجناس و وسايل نيز به اين واحد تحويل داده مي شود.
   3- تنخواه گردان نحوه دريافت و پرداخت آن
5- معمولاً درخواست تنخواه توسط شخص خدمات طبق نيازهاي موجود با هماهنگي معاون توسعه و برنامه ريزي به حسابداري  جهت صدور چک به حسابداري  تحويل داده مي شود و بين وصول چک با دريافت فاکتور مبلغ فاکتور را به صاحب فاکتور تحويل مي دهد.
4- در خواست خريد و تعمير اجناس و مراحل اجرايي آن
فعاليتهاي مربوط به خريد کالا در کارخانه و يا به عبارتي تأمين انبار که شامل تهيه و تدارک  کالا و خدمات به عهده اين واحد مي باشد .واحد سفارشات براي تهيه و تدارک کالاها و خدمات از طريق عاقلانه و رقابتي  يعني با قيمت ، کميت ، کيفيت مناسب و از منبع مناسب و در زمان مناسب با توجه به برگ درخواست خريد رسيد . از طرف انبارها يا قسمت هاي واجد شرايط اقدام به خريد کالا مي نمايد.
پس مي توان نتيجه گرفت ارتباط اين بخش به طور متقابل با ديگر واحد هاي مي باشد تعميرات اجناس که جزء واحد اموال و انبار مي باشد که براي تعمير وسايل به آموزش و پرورش همان منطقه يا استان  در خواست  داده يا اينکه خود انبار دار به تعمير وسايل مي پردازد و در صورت نياز با پرداخت  هزينه تعميريا فرستادن  متخصص مي تواند آن وسيله را تعمير نمايند .
استعلام بها و مقررات مربوط به آن  مناقصه  و مقررات مربوط به آن.
معمولاً کار استعلام بها توسط کارپرداز مسئول صورت مي گيرد و اجناس که مؤسسه در جريان فعاليت  توليد کالا يا مصرف در عمليات به سازمانهاي مربوط محول مي گردد به طريق اينکه به مسئولين  داده مي شد پس از گرفتن رسيد و امضاي مسئول استعلام مي گردد . و به علت نداشتن خريد زياد گسترده اي نياز به آگهي  مناقصه نمي باشد  و به صورت حضوري استعلام بها و خريد  انجام مي شود و سپس اينکه اين استعلام پس از بررسي و گزارش کار به مسئول قسمت بايگاني داده مي شود.
6- خريد وسايل درخواست شده و يا تعمير وسايل و نحوه اجراي آن .
پس از دريافت درخواست وسايل از دوائر مربوطه معمولاً کارپرداز مسئول وسايل مورد نياز را خريداري و وارد انبار مي نمايد . سپس انبار دار ليست وسايل خريداري شده را وارد دفتر انديکس خود مي نمايد و در دو قبض سبز و قرمز يکي جهت خدمات و يکي جهت اموال صادر نموده و پس از آن تحويل صاحبان درخواست نموده و سپس تعمير وسايل ديگر نياز به ورود به انبار ندارد و خدمات راساً آن را به تعمير گاه مورد نظر داده و سالم تحويل مي گيرد.
7- رسيد انبار  يا قبض انبار  از فرمهاي رايج و مهم انبار است اين فرم سند در يافت جنس و تحويل آن به انبار مي باشد  که تو سط انبار دار تکميل مي گردد.
کاربرد هاي اين فرم يا رسيد عبارتند از :
اعلام و تأييد رسيد اقلام وارده به انبار و ذکر مشخصات اقلام.
اعلام رسيد محوله هاي برگشتي از فروش به انبار محصول.
8- تنظيم اسناد هزينه و مراحل اجرائي آن:
در واحد نفرات مسئول در قسمت انبار که مسئول تنظيم سند مي باشد،کارشناس مسئول فاکتورهاي موجود را پس از بررسي و اطمينان  از سلامت آن  تحويل به کار پرداز مي دهد تا جهت  تنظيم  سند از آنها استفاده کند .پس از تنظيم سند که اين گونه مي باشد.ابتدا فاکتور ها را در ليستي مخصوص وارد کرده و به انبار مي فرستند انبار دار همه را وارد دفتر کرده و قبض آنها را روي وسايل گذاشته و به قسمت يا مسئول خدمات عودت مي دهد و بعد کار پرداز همه فاکتور را به قسمت دارايي برده و سپس پرداخت ماليات هر فاکتور را زده و هند را به قسمت يا بخش حسابداري تحويل داد.
9- آگاهي با نحوه پر کردن برگ درخواست خريد، استعلام بهاء و فاکتور و قبض انبار:
برگ درخواست معمولاً به صورت چاپي است که اقدام مورد نياز در خواست مي شد  ، يعني به رديف نام برده شده:
ابتدا شماره مسلسل چاپ 2- تاريخ 3- نام شرکت 4- نام خريدار5- شماره مشتري 6- نشاني 7- تلفن 8- کد اقتصادي مشتري 9- برگ سفارش فروش  که شامل شماره و تاريخ مي باشد . که اين نشاني در بالاي فرم و سپس در جدول مربوطه 1- رديف 2- شرکت کالا که شامل 1- نوع و نام کالا 2- کد کالا 3- واحد کالا 4- مقدار کالا 5- نرخ 6- مبلغ، ريال و در پايين صفحه 1- جمع ناخالص به حروف 2- ساير 3- جمع ناخالص به حروف 4- توضيحات 5- تنظيم کننده 6- مدير بازرگاني (مدير فروش) 7- مدير عامل و امضاي مشتري در آخر مي باشد. که توزيع نسخ براي هر کدام از افراد مربوطه نيز با رنگ هاي مختلف فرق دارند که :
                                                                                                                               
۱-سفيد رنگ مشتري 2- زرد رنگ حسابداري مالي 3- نارنجي رنگ بازرگاني فروش 4- آبي رنگ پرونده مشتري مي باشد.
که هر کسي انبار دار مي باشد بايد بتوانند اين فرم ها را پر کند فرم رسيد انبار نيز داراي 1- شماره 2- تاريخ 3- قيمت تحويل گيرنده  و شماره قسمت و در جدول شامل رديف – شماره – شرح مشخصات کالا يا ابزار و تعداد ،مقدار- زمان برگشت – ملاحظات و در پايين صفحه نام و امضاء تحويا گيرنده – نام و امضا تحويل دهنده – نام و امضا رئيس مربوطه توزيع نسخ 1- انبار 2- درخواست کننده مي باشد.
و اين فرم جهت انجام خريد از چند محل استعلام مي شود. و قيمت روز با تاريخ معين مي گردد و بعد از خريد فاکتور اجناس خريد شده گرفته و اجناس وارد انبار مي گردد بعد از آن قبض صادر و در دفتر صدور قبض انبار ثبت مي گردد.
10- مشکلات موجود در واحد کار پرداز و ارائه پيشنهادات و راه حل :
يکي از مشکلات خريد وسايل مورد نياز اداري است که توسط ذي حساب موافقت نمي گردد يا کمبود فاکتور روبرو مي شود و يکي ديگر اينکه کمبود بودجه که استان آنها را تقبل نمي کند وبايد براي اين گونه درخواست ها تا مي توانيد به حداقل برسانيم يا اينکه خود افراد و با کمک همديگر وسايل مورد نياز را از طريق بودجه هاي جمع آوري شده توسط مدارس يا ديگر ارگانيسم ها تهيه نمياند تا هم آموزش و پرورش و هم اداره به خريد وسايل ديگر مبادرت ورزند.
11- شناخت انواع کالا (استهلاکي – مصرفي – پلاک دار )
کالاي مصرفي : به کالا هايي گفته مي شود که ابزاري براي توليد مي باشند و در خود توليد به کار نمي روند. اما کالاي مصرفي در خود توليد نقش ندارند بلکه در توليد کالا به کالا مي روند مانند آچار، مته، چکش ، قلاويز، انبر دست ، پيچ گوشتي و غيره .
کالاي استهلاکي : اموالي هستند که بعد از مدتي استفاده فرسوده مي شوند و اسقاط مي گردند.
کالاي پلاک دار: کالاهايي هستند که داراي شماره برپسب هستند و با دوام مي باشند. اين نوع کالا ها مثل پنکه ها و نجاري ها و کمد ها و فايل ها و تلويزيون وويدئو که هم با دوام و هم محکم هستند و کم مصرف مي باشند.
12- مراحل تحويل اجناس از واحدکارپردازي واحد اموال و انبار :
پس از اعلام کارپرداز واحد اموال و جهت تحويل گرفتن کالا اقدام مي کند که پس از تحويل گرفتن دقيق به انبار تحويل داده و انبار دار رسيد انبار(قبض انبار) به تحويل دهنده ارائه مي دهد که پس از صدور حواله از سوي مسئولين مربوط جنس تحويل مراکز ياددهي و يادگيري و کلاسها مي گردد لازم بذکر است حواله در دفتر انديکاتور ثبت و شماره گذاري مي گردد.
13- ثبت اجناس در دفاتر اموال و کارت هاي کاردکس.
کاردکس : اگر اطلاعات ورود و خروج کالا در کارتي جدا از کارت حساب انبار ثبت شود و کارت مزبور را کاردکس مي گويند و از نظر ظرفي که اين  کارتها در آن نگهداري مي شود جعبه اي و سيني است که بايد توسط انباردار يا حسابدار تکميل شود و زير نظر مدير انبار انجام وظيفه مي کند و براي اين وسايل پس از صدور رسيد انبار را از طرف انباردار در دفاتر  ثبت  مي شود. و حواله هاي  صادره که در سه نسخه  بود يک نسخه تحويل مسئول اموال شده که با استناد همان حواله به مرور از کل موجودي کسر تا به صفر برسد و در روز تعيين شده در حضور خريداران قيمت ها را اعلام شده که در پاکت سر بسته تحويل گرديده باز و قرائت مي شود و سپس همه اموال را پس از خريد از طريق کاردکس در اموال و دفاتر ثبت و ضبط مي گردد.
14-مزايده و فروش اسقاطي و مقررات مربوط به آن :
مزايده عبارت است از فروش کالا و اجناس اسقاط و يا زايد به بالاترين قيمت ممکن طبق ماده 82 قانون محاسبات عمومي مزايده در معاملات به طرق زير انجام مي پذيرد .
الف ) در مورد معاملات جزئي به بيشترين بهاي ممکن به تشخيص و مسئوليت مأمور فروش .
ب) در مورد معاملات متوسط يا حراج.
ج) در مورد معاملات عمده با انتشار آگهي مزايده عمومي .
که در روزتعيين شده در حضور خريداران قيمت هاي اعلام شده که در پاکت هاي سر بسته تحويل گرديده باز و قرائت مي شود بالاترين قيمت برنده اعلام مي شود .
15- مشکلات موجود در واحد اموال و انبار و ارائه پيشنهادات براي راه حل:
- کمبود جا از نظر فضا و جا
- به علت عدم وجود نظم جابجايي اضافي و اتلاف وقت پرسنل انبار
- خسارت ديدن کالاها
- سردرگمي و کاهش راندمان کاري مسئول انبار
- بروز خسارت جاني و مالي براي مؤسسه
- وجود گردو غبار به علت زيادي بدون وسايل
- بالا بودن هزينه هاي وسايل
واحد خدمات کارپردازي و اموال انبار
شرح وظايف حسابدار و جمعدار اموال
- دريافت بخشنامه ها و دستورالعمل هاي رسيده در مورد اموال و انجام اقدامات لازم.
 - نگهداري حساب اموال و منقول و غير منقول اداره و آموزشگاه هاي تابعه و تنظيم دفاتر لازم و نگهداري آنها .
- تهيه و تنظيم سياهه اموال اداره و آموزشگاه ها.
- اقدام به نصب بر چسب بر روي اموال دولتي.
- رسيدگي به وضع اموال و دفاتر آموزشگاه ها و اقدام لازم براي انتقال اموال و وسايل زايد بر احتياج مدارس يکديگر.
- تنظيم اسناد اموال و تهيه فهرست و صورت حساب ساليانه اموال به منظور ارسال به مراجع ذيربط.
- انجام اقدام لازم به منظور خارج نمودن اموال اسقاطي دولتي اداره و آموزشگاه ها به انبار اسقاط با تنظيم سند انتقالي طبق مقررات و در حدود اختيارات مربوط.
- انجام ساير امور حسابداري بر اساس تقسيم کار و همکارران دو انجام وظايف مربوط.
- همکاري در تنظيم در تنظيم کليه اسناد و هزينه دستمزد و حقوق کارکنان غير رسمي و حقوق و ترفيع حق التدريس فوق العاده ها، اضافه کار،پاداش مطالبات و معوقه و ديدن و ساير فوق العاده هاي کارکنان بر اساس مقررات مالي موجود از طريق سيستم مکانيزه با نظر مسئول مافوق.
- اقدام در خصوص تحويل اموال منتقلين از اداره.
- پيشنهاد برگزاري دوره به مسئولين مافوق در صورت لزوم.
- شرکت در جلسات و کميسيون هاي مربوط.
- تهيه پيش نويس مکاتبات و گزارش هاي لازم.
- پاسخگويي مناسب به تماس هاي تلفني و سؤالات حضوري مراجعان در چارچوب وظايف مربوط به پست تصدي.
- انجام ساير امور ارجاعي در پست مورد نظر.

شرح وظايف انباردار:

اقدام به تحويل گرفتن اجناس که توسط کارپرداز و متصدي توزيع کتب درسي خريداري و به انبار حمل شده است.مطابق نمونه از آن طبق آئين نامه معاملات  دولتي.
- رسيدگي به موجودي انبار و صورت برداري از کالاهاي موجود در انبار در فواصل معين با نظر مسئولان مافوق .
- ثبت کالاهاي تحويلي و دريافتي در کارتها و دفاتر .
- صدور قبض انبار به عنوان رسيد جنس به منظور تحويل به کارپردازي.
- اقدام به حفظ و حراست اجناس تحويلي به انبار و جلوگيري از حيف و ميل خسارت به آنها.
- اقدام به تحويل لوازم و وسايل به ادارات در قبال دستور کتبي مسئول مربوط و ثبت آن در دفتر مربوط.
- تهيه بيلان موجودي انبار بر اساس دفاتر و مربوط در آخر هر هفته.
- ضبط يک نسخه از قبوض انبار و حواله انبار در پرونده مربوط.
- تهيه پيش نويس مکاتبات و گزارش هاي مربوط.
- پاسخگويي مناسب به تماسهاي تلفني.
- انجام ساير امور ارجاعي.

واحد دبيرخانه و بايگاني:

مطالعه و شناخت سازمان اداري واحد دبيرخانه
دبيرخانه در حقيقت قلب اداره محسوب مي شود در دبيرخانه کارهايي ازقبيل موارد ذيل انجام مي شود .
دبيرخانه مسئول دريافت نامه ها و بخش نامه ها و دستورالعمل هاي داده شده مي باشد.
دبيرخانه مسئول مطالعه نامه ها ، بخشنامه ها و دستورالعمل هاي رسيده مي باشد .
دبير خانه مسئول ثبت نامه ها و مسئول بايگاني نامه هاي اداري و غير را بر عهده دارد.
نامه هاي ورودي در دفتر انديکاتورپس از شماره گذاري و نوشتن در حال  مخصوص نوشته مي شود .
دبيرخانه مسئول جواب دادن به نامه ها و خروجي ابلاغ يا معرفي به بخشهاي مختلف اداره است .
تکثير نامه ها و توزيع نامه ها بين دوائر داخلي
تهيه پيش نويس مکاتبات از گزارش هاي لازم.
بسته بندي کردن نامه ها در قفسه هاي مخصوص .
اقدام لازم به منظور مقابله نامه ها و تطبيق پيش نويس ها با متن تايپ شده و رفع نواقص آنان.
اين قسمت زير نظر قسمت برنامه ريزي مي باشد.
پاسخگويي مناسب به تماس هاي تلفني و سؤالات حضوري مراجعان در چارچوب وظايف.
انجام ساير امور ارجاعي در چارچوب پست مورد تصدي در صورت لازم .
مدارک تحصيلي و سوابق خدمت و تجربيات مسئولين واحد دبيرخانه و بايگاني .
سابقه 17 سال سابقه اين کار – مدرک تحصيلي از ديپلم به بالا مي باشد که با استناد از دوره هاي آموزشي لازم مي توانند اين مراحل را ياد بگيرند و با استفاده از تجربيات قبلي مي توانند در اين کار استخدام و کارهاي مربوطه را به نحو مطلوب احسن انجام دهد.


شناخت وظايف و نقش هاي مسئولين واحد دبيرخانه:
الف ) دبير خانه مسئول ثبت نامه ها و بخشنامه ها و دستور العمل هاي لازم و تحويل به موقع آنها به مقام مربوط به منظور اطلاع و ارجاع به غير.
مطالعه و شناخت لازم و تقسيم نامه ها و بخشنامه ها رسيده و تقسم آن ها به قسمت هاي تابعه اداره بر اساس اختيارات تفويض شده.
رسيدگي در انجام امور دبير خانه.
اقدام لازم به منظور مقابله نامه ها و تطبيق پيش نويس ها با متن تايپ شده و رفع نواقص آن.
اقدام تکثير بخشنامه ها، دستورالعمل ها، فرمها و غيره پس از صدور دستور مقام مربوطه با رعايت صرفه جويي
پاراف نمودن نامه ها از طرف دبير خانه تحويل معاون برده شود و سپس تحويل دفتر داده شود تا پس از شماره و تاريخ و سپس نوشتن موضوع درون دفتر و شرح نامه هاي رسيده ارجاع و سپس عنوان نامه ها را نوشته و سپس شماره رديف را نوشته و تحويل حراست مي دهند.
اطلاعات مربوط به مدارس را پس از طبقه بندي کردن به بخش حراست داده و آنها را به مديران مدارس تحويل مي دهند.
پاسخگويي لازم جهت ارباب رجوع در چارچوب وظايف مناسب.


مراحل انديکس نامه ها و ثبت در دفتر انديکس:

مراحل انديکس نامه هاي اداري يا غير ابتدا تحويل رئيس اداره يا معاون داده شده تا نامه ها را پس از خواندن امضاء نمود و سپس نامه ها به قسمت دبير خانه ارجاع شده و سپس اين نامه ها پس از اينکه تحويل دبير خانه داده شد پس از اينکه نامه ها شماره گذاري و تاريخ خورد وارد دفتر انديکس شده و شرح نامه ها نوشته شده و به صورت دستي و سپس اگر اشکالي داشته باشد رفع اشکال نموده و سپس آنها را بايد پاراف کرد و سپس آنها را تايپ مي کند و نامه ها ي محرمانه را پاراف نموده و تحويل دفتر حراست مي دهند تا اگر لازم است به بخشهاي مربوط تحويل دهند و سپس يک نسخه از آن پس از طبقه بندي تحويل قسمت بايگاني داده مي شود تا آنها را در جاي مخصوص بايگاني کنند.
رابطه اداري بين دبيرخانه بايگاني – کارگزيني
اين قسمت که در ارتباط مستقيم با ساير قسمت هاي اداره مي باشد اين قسمت اگر ارباب رجوع در رابطه با پرونده هاي پرسنلي و موضوعي  باشد نامه پس از دريافت از دبير خانه و شماره گذاري و تاريخ به تدريج  در دفتر کلاسمان قسمت بايگاني شده بررسي مي شود و پس از بررسي لازم و جواب نامه ارباب رجوع به قسمت کارگزيني اداره داده مي شود تا در صورت نياز پس از مراحل سلسله مراتب نامه آن قسمت به ارباب رجوع کپي آن مدرک را پس از درآوردن از پرونده پرسنلي ايشان به متصدي امور رجاع تحويل داده شود.


شرح وظايف يک ماه دايره بايگاني :

نقل و انتقالات همکاران و ارسال پرونده هاي انتقالي که يک به يک برگها را چک کرده و مهر و شماره گذاري مي شود.
در صورت ناقص بودن پرونده عودت نمودن آن .
اگر پرونده اي ناقص نبود و عيب نداشت در دفتر راهنمايي پرسنلي  شماره پرونده پيدا کرده و در دفتر کلاسمان بايگاني کرده و سپس در قفسه مخصوص قرار مي دهيم .
ثبت شماره نامه در دفاتر راهنمايي بايگاني.
انجام بايگاني  روزانه نامه ها و پرونده ها .
تحويل پرونده به امور اداري در قبال اخذ رسيد.
مراقبت و نظارت در تحويل دادن سوابق پرونده ها و احترام لازم براي اعاده آنها در صورت تأخير.
تحويل گرفتن پرونده هايي که از ساير مناطق مي رسد و کنترل اوراق محتواي آنها و اختصاص دادن شماره بايگاني .
تهيه پيش نويس اعلام وصول پرونده هاي دريافتي شده .
مراجعه کردن همکاران فرهنگي در روز جهت پرونده ارتقاء و گروه ممتاز.

شرح وظايف واحد بايگاني :
تحويل و شماره گذاري اسناد و اوراق
اعلام وصول پرونده هاي رسيده
ارسال پرونده هاي انتقالي
تدوين دفتر شماره گذاري پرونده ها
درخواست ملزومات از خدمات
نظارت بر حسن انجام کار
ثبت شماره اسناد در دفتر ثبت
بيرون آوردن چند سند و گرفتن رسيد و تحويل و کنترل آنها.
کنترل شمارش مهر بايگاني اوراق پرونده.
تعمير و نگهداري پرونده ها .
تحويل گرفتن درخواست پرسنل کارگزيني و تحويل و دريافت و کنترل پرونده ها و قرار دادن آنها

 در جاي خودگذاشتن اسناد در پرونده هاي مربوطه.


شرح وظايف مسئول بايگاني :

کليه نامه هايي که از طرف سازمان مربوط واردات و دواير داخلي وارد اداره مي شود پس از مراحل قانوني و رويت دبيرخانه پس از انجام وقت و اجراي نامه هاي مربوطه به بايگاني داده مي شود. پس از اينكه تحويل  بايگاني  داده شد. پس از بررسي لازم موضوع مورد نظر در دفتر كلاسمان با توجه به نامه هاي مربوطه و موضوعات نامه كدبندي شده و سپس هر كدكلاس مربوطه خود را دارا مي باشد از قبيل اول نامه هاي مربوط به رئيس اداره باتوجه به قسمتهاي مربوط و سپس نامه ها شامل رئيس اداره ،معاونت اداره،معاونت آموزشي ،معاونت پرورشي،معاونت مالي و هركدام از اين نامه هاي اداري زير مجموعه اي هستند كه پس از مراحل انجام كار نامه ها در پوشه هاي مخصوص كدبندي مي شود و وظايف بايگاني دادن جواب به ارباب رجوع با توجه به مسئول تقسيم كه زير مجموعه مسئول مالي بعد از آن كارگزيني مي باشد. وظايف ديگر قرار دادن نامه هاي پرسنلي مربوطه بسته بندي نامه ها به ادارات منتقل پرونده ها چه در استان و چه در خارج از استان و تحويل گرفتن كليه پرونده هاي دريافتي و سامان دادن يا سازماندهي آنها كه بعضي از اقدامات لازم براي وظايف به شرح ذيل مي باشد.
1- تقسيم كار بين بايگان ها به وطر مساوي و نظارت بر حسن انجام وظايف آنها.
2- دريافت كليه نامه ها يي كه دستور(بايگاني شود) دارد و سوابق پرونده و پيش نويس هاي صادره از دبيرخانه و واحد هاي مختلف داخلي .
3- مطالعه پيش نويس هاي صادره شده و نامه هايي كه بايد بايگاني شود.
4- طبقه بندي و تعيين موضوعاتي كه نامه بايد تحت آن عناوين بايگاني شود.
5- تشكيل پرونده و ثبت و تعيين شماره پرونده روي نامه ها يا پيش نويس نامه ها.
6- ثبت شماره نامه در دفاتر راهنمايي بايگاني.
7- تفكيك كردن كارهايي كه بايد در پرونده ها جايگزين  شود با توجه به سيستم بايگاني موجود.
8- انجام بايگاني روزانه نامه ها و پرونده ها.
9- جلوگيري از انحراف از سيستم هاي موجود بايگاني مطالعه دستورالعمل مربوط .
10- مراقبت و نظارت در نگهداري سوابق پرونده و اوراق نوسازي پوشش پرونده ها.
11- تحويل پرونده و سابقه اشخاص فقط به افراد ذيصلاح در قبال اخذ رسيد.
12- تعيين واحدها و مسئولاني كه حق دريافت پرونده دارند با توجه به خط مشي هايي كه مدير واحد تعيين شده با نظر مدير رئيس ، معاونت و مسئول دبيرخانه و ابلاغ آنها.
13- بررسي درخواست هاي ارسالي سابقه و پرونده و تعيين كلاسمان و ارجاع آن به واحد بايگاني تأخير.
15- مراقبت و نظارت در تنظيم و نگهداري برگها بيرون از پرونده ها.
16- تحويل گرفتن پرونده هايي كه از ساير مناطق آموزش و پرورش مي رسد و كنترل اوراق محتواي آن را اختصاص دادن شماره بايگاني براي آن در سيستم رايانه اي در دفاتر مربوطه.
17- تهيه پيش نويس اعلام وصول پرونده هاي دريافت شده.
18- كدگذاري هاي مخصوص هر قسمت كه از قبل تعيين شده به صورت محرمانه.
19- نظارت، راهنمايي ،هماهنگي كردن كار بايگانها و همكاري لازم در امور بايگاني و رفع مشكلات آنها.
8- مشكلات موجود در دبيرخانه و بايگاني و ارائه پيشنهادات و راه حل
1- مشكلات  موجود درهر دو ارگان دبيرخانه و بايگاني دستي انجام مي شود.
2- نبودن رايانه در هر دو قسمت.
3- كم بودن نيروي انساني.
4- وقت گير بودن كار.
5- كمبود جاي مناسب.
6- پيدا كردن درخواست ارباب رجوع و مراجعه به كلاسمان وقت زيادي تلف مي كند.
7- قديمي بودن پرونده ها.
8- زياد بودن پرونده هاي پرسنلي و .....
9- عدم مرخصي به موقع.
10- عدم وقت استراحت.به خاطر اينكه ما به اين شغل عادت داريم پيشنهادي و راه حلي به ذهنمان نمي رسد.


* واحد بودجه و برنامه ريزي1:

مطالعه و شناخت سازمان اداري واحد بودجه و برنامه ريزي.
- شاغل اين پست با رعايت موازين شرعي و طبق مقررات اداري و مالي وظايف زير را تحت نظارت مسئول مربوطه انجام مي دهد.
- دريافت نمونه فرم هاي بودجه ودستورالعمل ها از گروه بودجه سازمان مربوط .
- پيشنهاد بودجه شهرستان/منطقه به سازمان مربوط.
- انجام اقدامات لازم به منظورتوزيع اعتبارات ابلاغي.
- تلاش براي رعايت ضوابط اجرايي بودجه.
- نظارت بر نحوه صحيح هزينه اعتبارات ابلاغي.
- همكاري لازم جهت تنظيم بودجه استان.
- ارائه پيشنهادات لازم جهت تأمين منابع مالي جديد.
2- اقداماتي كه در تهيه و تنظيم بودجه مؤسسه صورت مي گيرد.
- انجام امور مربوط به تغييرات تأمين رديف حقوق.
- انتصاب مجدد و تأمين رديف حقوقي جديد الاستخدام تغيير دوره مأموريت تحصيلي، احكام مزايا و حق التدريس و حق الزحمه با رعايت قوانين و مقررات.
- مطالعه و بررسي مداوم در مورد نيازها آموزش و پرورش به منظور پيش بيني دقيق بودجه.
- همكاري با ساير واحدها به منظور پيش بيني كادر مورد نياز آنها و برآورد احتياجات پرسنلي شهرستان / منطقه و اعلام آن به سازمان مربوط.
- همكاري با مسئولان امور مالي و پشتيباني اداري در راستاي پيشبرد اهداف آموزش و پرورش.
- نظارت بر تهيه نسخه پشتيبان از اطلاعات رايانه اي.
- تلاش براي بروز نمودن اطلاعات با استفاده از سيستم هاي رايانه اي.
- نظارت بر انجام وظايف كارشناسان.
- هماهنگي با واحدهاي ذي ربط در خصوص بكارگيري نيروهاي پاره وقت،سرباز معلم و ...
3- همكاري در زمينه تأمين رديف هاي استخدامي طبق دستورالعمل هاي مربوط.
- بررسي مطالعه، تحقيق و پژوهش به منظور كسب اطلاعات و مهارتهاي لازم و ارتقاء علمي جهت ارائه راهكارهاي مناسب در زمينه شغل مورد تصدي.
- تهيه و تنظيم بخشنامه هاي لازم در زمينه شغل مورد صدي و ابلاغ به واحدهاي ذيربط و دقت لازم جهت حسن اجراي آنها.
- تهيه پيش نويس مكاتبات و گزارش هاي لازم.
- پاسخگويي مناسب به تماس هاي حضوري و غير حضوري در چارچوب وظايف پست مورد تصدي.
- انجام ساير امور ارجاعي در چارچوب پست مورد تصدي در صورت لزوم.
4- شناخت وظايف و نقش هاي مسئولين  واحد بودجه.


شاغل اين پست با رعايت نكات زير مي تواند شغلي مهم و كارورزي ورزيده در كار خود باشد. نكات زير عبارتند از :

الف ) استفاده از آمار و اطلاعات مربوط به برنامه توسعه سنواتي در حيطه سطوح تحصيلي و برآورد توسعه تقريبي دانش آموزان و تعيين كلاس و سهم مورد نياز بريا سال تحصيلي آتي و اعلام به مسئولان مافوق جهت تهيه و تأمين برنامه نيروي انساني و فضاي آموزشي و .....
ب)همكاري در مورد تعيين تعداد كلاسهاي مدارس برآورده وسايل لوازم مورد نياز.
ج) بررسي بودجه پيشنهادي مديريت / اداره جهت ارائه به سازمان متبوع.
د) مطالعه و بررسي در موردروش هاي بودجه ريزي دستگاه هاي اجراي.
و) دريافت نمونه فرمهاي بودجه و دستورالعمل هاي مربوط و فهرست هاي رسيد. از كارشناسي آمار و برنامه ريزي و بودجه.
ن) انجام امور مربوط به ثبت تغييرات تأمين رديف حقوقي، انتصاب مجدد و تأمين اعتبار  جديد الاستخدام و احكام و مزايا و حق التدريس و حق الزحمه امتحانات با نظارت كارشناسي مسئول آمار و برنامه ريزي بودجه.
هـ) بررسي بودجه مصوب و تطبيق آن با احتياجات اداره و تهيه گزارش پيشنهادات لازم در مورد آن با نظر كارشناس مسئول و ديگر مسئولين مربوط.
ط) بررسي مطالعه، تحقيق و پژوهش به منظور كسب مهارتهاي  لازم و ارتقاء علمي جهت ارائه راهكار هاي مناسب در زمينه شغل مورد تصدي.
ظ)تهيه نسخه از اطلاعات رايانه اي.
چ ) تهيه و تنظيم بخشنامه ها و دستورالعمل هاي لازم در زمينه شغل مورد تصدي و ابلاغ به واحدهاي ذيربط و دقت لازم جهت حسن اجراي آنها.
خ) تهيه پيش نويس مكاتبات و گزارش هاي لازم.
ش) پاسخگويي مناسب به تماس هاي تلفني و سؤالات حضوري مراجعان در چارچوب وظايف مربوط به پست مورد تصدي.
ذ) انجام ساير امور ارجاعي در چارچوب پست مورد تصدي در صورت لزوم.
5- تعاريف بودجه
بودجه قبلاً در 4 فصل و 20 ماده تخصيص مي يافت كه در چند سال اخير روند تخصيص عوض شده و فقط در 7 فصل به صورت فصول 1 تا 7 تخصيص و هزينه طبق اين فصول انجام مي گيرد به عنوان مثال: هزينه جاري - مصرفي - برقي - آب - تلفن - خريدها ازفصل 2 و كليه حقوق و مزايا - اضافه كار - حق الزحمه از فصل اول و هزينه هاي قراردادي از فصل 3 و .... برنامه ريزي پرداخت مي شود.
6- مفهوم بودجه(هدف - عمليات ، منابع و اعتبارات )
- فعلاً اعتبارات شهرستانها از طريق سازمان  آموزش و پرورش پيگيري مي شود.يعني ارتباط  مستقيمي بين شهرستانها در سازمان آموزش و پرورش بر اساس متمركز سالهاي گذشته و مبناهاي ديگري كه در دست دارند اعتبارات مورد نياز را از سازمان مديريت و برنامه ريزي درخواست مي كنند و اين سازمان پس از طي مراحل بخشي يا تمام اعتبارات درخواستي را تخصيص مي دهد و سازمان آموزش و پرورش اعتبارات دريافتي از سازمان مديريت و برنامه ريزي را بين آموزش و پرورش شهرستانها تقسيم مي كند.
7- سيكل بودجه و مراحل اجرايي آن
حقوق افراد با توجه به مدرك تحصيلي، سابقه و نوع پست بر اساس نظام هماهنگي  پرداخت است كه استخدام در اين وزارتخانه با گروه 7 مي باشد. و حقوق افراد از گروه 7تا 20 پرداخت مي شود. اضافه كار اداري افراد بسته به نوع فعاليت مستخدم و دستورالعمل هاي پرداخت از 1 تا 175 ساعت قابل پرداخت است و مبلغ هر ساعت 1/160 حقوق و فوق العاده شغل و حق مسئوليت مندرج درحكم مستخدم مي باشد و حق التدريس اضافي 1/80 حقوق و فوق العاده شغل افزايش سنواتي مي باشد.
8- اقدامتي كه در تهيه و تنظيم بودجه صورت مي گيرد.
كسورات بازنشستگي 95 درصد حقوق مي باشد كه پس از كسر از حقوق مستخدم به حساب سازمان بيمه گر(بازنشستگي يا تأمين اجتماعي) بطور ماهيانه واريز مي شود ماليات حقوق طبق فرمولهاي مالياتي كه هر ساله از طرف وزارت امور اقتصادي و دارايي اعلام مي شود كسر و ماهانه به حساب دارائي شهرستان واريز مي وشد كه افراد جانباز از پرداخت ماليات معاف است و همچنين بقيه شاغل تا حدي از حقوق شمول بخشودگي مي شوند هستند كه نزديك ماهانه 40/000 ريال حق بيمه افراد خاص مي شود.
9- تنظيم فرمهاي مربوط به فصول 4 گانه و مواد 30 گانه
روش طبقه بندي هزينه و پرداخت ها به چهار فصل و بيست ماه به شرح زير تقسيم مي شود:
فصل اول - هزينه پرسنلي مواد 1و2
فصل دوم - هزينه هاي اداري  از ماده 3تا 8
فصل سوم - هزينه هاي سرمايه اي  از ماده 9تا 15
فصل چهارم- پرداخت هاي انتقالي از ماده 16 تا 20
هر ماده به چند جزء ماده و هر جزء ماده به چند ريز ماده طبقه بندي مي شود.
براي تشخيص طبقه بندي هزينه ها شماره هاي انتخاب شده است كه درتمام موارد تحت عنوان شماره طبقه بندي مواد مورد استفاده مي گيرد.
در شماره هاي مذكور به ترتيب از سمت چپ رقم اول مصرف فصول چهارگانه هزينه رقم دوم و سوم معرف مواد بيست گانه هزينه، رقم چهارم معرف تقسيم بندي هزينه در داخل هر ماده (جزء ماده) و رقم آخر نشان دهنده ريز هزينه هريك از آنها (ريز ماده) مي باشد.
بودجه مربوط به برنامه هاي تداوم آموزش و پرورش به شرح ذيل اعلام مي گردد.
1- هزينه جلسه توجيهي سرگروههاي خدمات مكاتبه اي مبلغ 28/800 ريال سرانه به ازاي هر سرگروه.
2- هزينه تشويق سرگروههاي خدمات مكاتبه اي مبلغ 72/000 ريال سرانه به ازاي هرسر گروه.
3- بر اساس دستورالعمل هاي اصلاحي برنامه گروهها و سازمان آموزش در هر مرحله از سال اداري مالي بر طبق مدرك تحصيلي سنوات و .... محاسبه و پرداخت مي شود.
اسناد حقوقي و اداري و تعميراتي ضمن كنترل در دايره اقدام كننده توسط عامل ذعاب در شهرستان رسيدگي توسط ايشان و مدير با معاون توسعه مديريت تأييد و به سازمان ارسال مي گردد و در آن سازمان كارشناسان خبره اي  وجود دارد كه روشهاي رسيدگي  خاصي دارند و با مطابقت محتواي اسنادبا دستورالعملهاي قانون محاسبات عمومي  كشور موارد اشكال را گرفته پس از عودت دادن اسناد به شهرستان اشكالها اصلاح شده چنانچه اسناد مغايرتي با دستورالعملها نداشته باشد تأييد و تحويل بي جهت پرداخت مي گردد.
10- نحوه توجيه بودجه و مراحل دفاع از آن
مبالغ مربوط به اسناد تأييد شود در سازمان ملي چك به حساب آموزش و پرورش شهرستان واريز و مسئول امور مالي شهرستان پس از دريافت سند ورودي پول به حساب از بانك آن را در دفتر بانك كه حالت دفتر روزنامه را دارد ثبت مي كند وروديهاي در دفتر بدهكار و خروجي ها در دفتر بستانكار ثبت مي شود و دفتري هم به نام دفتر كل وجود دارد كه مبلغ حسابهاي مختلف بصورت جداگانه در آن ثبت و نگهداري مي شود.
11- تصويب بودجه
درشهرستانها تعديل اعتبارات وجود ندارد و تمام تعديلات از طريق سازمان انجام مي شود.
12- انواع بودجه(بودجه عمومي - اختصاصي و بودجه طرح هاي عمراني و سرمايه گذاري)
اعتبارات سرمايه اي و عمراني از طريق اداره كل نوسازي و تجهيز مدارس انجام مي گيرد به اين شكل كه نيازهاي تجهيزاتي  مدارس و همچنين نيازهاي زير بنايي و عمراني از جمله ساخت و مقاوم سازي مدارس و تعميرات مدارس از طريق آموزش و پرورش شهرستان به اداره كل نوسازي اعلام و پس از بررسي و امضاء موافقتنامه بين نوسازي و سازمان آموزش و پرورش طرح هاي ذكر شده از طريق سيستم مناقصه وپيمانكاري پيگيري مي شود و پس از ساخت مدارس تعمير مدارس و همچنين پس از تحويل تجهيزات توسط پيمانكار به شهرستان صورتجلسه تحويل امضاء و به تأييد آموزش و پرورش شهرستان مي رسد.
13- نظارت بودجه و مراحل آن (نظارت اداري - نظارت قضايي و نظارت پارلماني )
دستورالعملهاي قانون و محاسبات عمومي در ذيحسابي سازمان مي باشد و به شهرستانها ابلاغ نمي شود.
14- تخصيص بودجه، ابلاغ به دستگاههاي اجرائي
درشهرستانها عمليات توزيع بودجه صورت نمي گيرد.
15- شناخت مشكلات موجود در واحد بودجه و ارائه پيشنهادات و راه حل
حجم ماده اي كار- كمي تعداد نيروها- فضاي كم اتاق ها سبب مي شود كه در بعضي مواقع خدمت رساني به تعويق بيفتد و همچنين بعلت اينكه پرداختها از سازمان به موقع انجام نمي شود گاهاً در برنامه ريزي اين قسمت خلل ايجاد مي شود كه پيشنهاد مي شود با افزايش تعدا نيرو- افزايش مزاياي كاركنان در اين قسمت و همچنين همكاري به موقع سازمان مربوط مشكلات اين دايره كاهش يابد.

واحد حسابداري و امور مالي:

۱-مطالعه و شناخت سازمان اداري واحد حسابداري:
واحد حسابداري يکي از رکن هاي اصلي و اساسي هر اداره مي باشد که فن تجزيه و تحليل و ثبت و اندازه گيري رويدادهاي مالي را به عهده دارد. که رويداد هاي مربوط به هر کالا يا جنس و خدماتي که خريداري  مي شود و به اداره مي آيد . از حسابداري مي گذرد و به نقاط ديگر اداره منتقل مي يابد. از رهبري و اداره امور حسابداري اعم از تأمين اعتبار ،دريافت و پرداخت، اعتبارات و تعهدات، تنظيم حسابها ، رسيدگي و مميزي اسناد هزينه اي توسط امور  حسابداري بررسي و انجام مي گيرد. و انجام تعهدات مالي در حدود اعتبارات بودجه مصوب طبق مقررات و آئين نامه ها و دستور العمل هاي مالي و تهيه ، تنظيم و ارائه گزارش از فعاليتهاي انجام شده و مشکلات به مديريت متبوع و انجام ساير امور در چهارچوب وظايف محول مي گردد.
2- مدرک تحصيلي و سوابق و تجربيات مسئولين حسابداري:
يکي از مهمترين اصل حسابداري سابقه و مدرک تحصيلي حسابدار مي باشد که مي تواند کارهاي خود را سريع تر و راحت تر انجام دهد. سابقه 17 سال ليسانس حسابداري مدرک تحصيلي يکي از مسئولين 13 سال و فوق ديپلم حسابداري است. و تجربيات يک حسابدار باعث مي شود که آن حسابدار کمتر اشتباه کند و مدرک تحصيلي مورد رشته در رابطه با کار مورد نظر باعث عدم اشتباه در زمينه حسابداري مي شود.
3- شناخت وظايف و نقش مسئولين :
به طور کلي شناخت حسابداري و اطلاعات آن بايستي يکي از ويژگي خاصي برخوردار باشد تا در فرآيند تصميم گيري مورد استفاده قرار گيرد. ويژگي هاي کيفي عبارتند از 1- اطلاعات نظير2-مرتبط بودن با ساير بخشها3- قابليت اتکاء از جمله ضميمه هايي است که با ميزان بکارگيري اطلاعات به موقع و به هنگام نيز از ديگر فاکتورهاي تعيين کننده به شمار مي آيد و 4- نقش حسابداري در تصميم گيري مديريت بسيار مهم است.


ويژگي هاي کمي عبارتند از :
1- اهتمام لازم جهت حسن اجراي ضوابط و مقررات و دستور العمل ها در زمينه شغل مورد تصدي .
2- مراقبت در حسن اجراي امور مالي با توجه به قوانين و مقررات و آئين نامه هاي مربوط.
3- بررسي و امضاء صورت تغييرات ليستها و اسناد حقوقي و فوق العاده و مزاياي معلمان و ساير کارکناني که از بودجه دولت پرداخت مي شود.
4-تهيه  وتنظيم فهرست کلي از ليست هاي حقوقي و فوق العاده و مزاياي ماهانه معلمان و ساير کارکنان.
5- رسيدگي و امضاء کليه اسناد و مدارک و هزينه هاي اداري از قبيل اسناد بهاي آب ، برق مصرفي ، مکالمات تلفني ،خريد وسايل، ملزومات ، سوخت زمستاني و اجاره بها و .....
6- بررسي و امضاي تمام چک هايي که به منظور پرداخت حقوق و فوق العاده ها و ساير مزاياي کارکنان و هزينه هاي اداري صادر مي شود و مراقبت در انجام امور مربوط به دريافت ها و پرداخت ها.
7- اقدام لازم در مورد تهيه و تنظيم دفاتر و اوراق محاسباتي مورد احتياج.
8-بررسي و امضاي برگهاي محاسباتي .
9- بررسي و امضاء پيش نويس اجاره فرمها و ساير احکام مالي.
10- همکاري با مسئول آمار بودجه در مورد تنظيم بودجه آموزش و پرورش منطقه و بخشهاي  تابعه.
11- نظارت بر انجام امور مربوط به اموال و حساب کتب درسي.
4- تخصيص بودجه و آگاهي از فصول و مواد هزينه
سازمان به دليل عمده به بودجه بندي نيازمند است.
1- نشان دادن فهم مالي برنامه 2- شناساندن منابع مورد نياز اجراي برنامه ها.3- بدست آوردن معيار سنجش .4- نظارت و کنترل نتيجه ها در مقايسه با برنامه ها.
بودجه مسير تکويني آن چهار مرحله دارد که عبارتند از : 1- بودجه به عنوان ابزار کنترل2- بودجه به عنوان ابزار مالي مديريت مالي است.3- بودجه برنامه به عنوان ابزاري برنامه ريزي4- بودجه به عنوان ابزار راهبردي است.
روش بودجه بندي بر حسب هدف ها و انتظاراتي که در طي دوران متمادي سپري کرده است سير تحولي گوناگون داشته است.
5- مطالعه اعتبارات و مراحل تأمين اعتبار
تأمين اعتبار از وزارت خارجه به اداره آموزش و پرورش کل مناطق مي دهند.
6- مطالعه  واحد دريافت و پرداخت و مراحل تنظيم اسناد و حقوق و پرسنلي.
- تنظيم اسناد حقوقي و مطالبات پس از دريافت اعتبار از طريق مناطق و شهرستان ها تنظيم جهت پرداخت اداره کل آموزش و پرورش  در سال وپرداخت شود.
- بررسي و امضاء صورت تغييرات ليستها و اسناد حقوقي و فوق العاده و مزاياي معلمان و ساير پرسنلي که از بودجه دولت پرداخت مي شود.
- تهيه و تنظيم فهرست کلي  از ليست ها حقوق و فوق العاده و مزاياي ماهانه معلمان و ساير کارکنان.
- رسيدگي و امضاء کليه اسناد و مدارک و هزينه هاي اداري از قبيل اسناد و بهاي آب، برق مصرفي، مکالمات تلفني ،ملزومات و اجاره بها و ....
- بررسي و امضاي تمام چک هايي که به منظور پرداخت  حقوق و فوق العاده ها و ساير مزاياي کارکنان و هزينه هاي اداري صادر مي شود و مراقبت  در انجام امور مربوط به دريافت ها و پرداخت ها.
- رسيدگي به کليه اسناد هزينه هاي مدارس و بخشهاي تابعه.
7- آگاهي از نحوه پرداخت حقوق و مزايا، اضافه کار، مأموريت و مراحل اجرائي آن.
نحوه پرداخت حقوق و مزايا و اضافه کار مأموريت بدين شرح مي باشد.
-ابتدا دريافت اعتبار از طريق سازمان يا اداره کل.
- تنظيم اسناد مربوطه و تحويل به اداره کل.
- اسناد مربوطه جهت پرداخت ارسال مي شود.
- حقوق کارکنان پس از بررسي هاي لازم بر اساس مدرک تحصيلي مورد نياز محاسبه و سپس بر اساس ساعت کاري يا قرار دادي يا پيماني يا رسمي پرداخت مي گردد.
اضافه کار پرسنل بررسي و به اداره مربوطه يا کل فرستاده و سپس بعد از بررسي جهت ساعات مراجعه پرداخت و به حساب آنها واريز مي گردد.
- مأموريت ها نيز از طريق تأمين اعتبار به سازمان يا اداره کل فرستاده و سپس اسناد تنظيم و پس از مراحل قانوني به حساب پرسنل مربوطه واريز مي گردد.
8- کسورات بازنشستگي ، ماليات ، حق بيمه و آگاهي با عملکرد محاسبه آن .
کسورات بازنشستگي 9% سهم کارمند و 5/13% سهم کارفرما است.حق بيمه 2% حقوق بابت بيمه خدمات درماني سهم کارمند شاغل و 5/1% کارمند بازنشسته نيروهاي قراردادي است. که زير پوشش تأمين اجتماعي هستند.7% سهم کارمند و 20% سهم کارفرماست و آنها.
- براي تشخيص طبقه بندي هزينه ها شماره هاي انتخاب شده است که در تمام موارد تحت عنوان شماره طبقه بندي مورد استفاده قرار مي گيرد.
- مراقبت در احتساب کسورات بازنشستگي و ماليات و ساير کسور قانوني و ساير هزينه ها و انجام اقدامات لازم براساس ساير تأمين بودجه از اعتبارات سازمان.
9- مطالعه واحد رسيدگي و آگاهي با نحوه رسيدگي اسناد حقوقي و پرسنلي و اسناد اداري و تعميراتي.
- مراقبت در حسن اجراي امور مالي با توجه به قوانين و مقررات و آئين نامه هاي مربوط .
- بررسي و امضا ء صورت تغييرات ليستها و اسناد حقوقي و فوق العاده.
- تهيه و تنظيم فهرست کلي از ليست هاي حقوقي و فوق العاده ،مزاياي ماهانه معلمان و ساير پرسنل.
- رسيدگي و امضاء کليه اسناد و مدارک و هزينه هاي اداري از قبيل اسناد بهاي آب، برق مصرفي، مکالمات تلفني ، خريد وسايل، ملزومات و ....
- رسيدگي به کليه اسناد هزينه هاي مدارس و بخشهاي تابعه از قبيل اسناد هزينه، سوخت ،تعميرات ابنيه و اثاثيه و وسايل نقليه.
- چاپ مطبوعات و ساير هزينه هاي انجام شده بوسيله کارپردازي و خدمات ساختمان بر طبق مدارک و مقررات مربوطه.
 پس از بررسي اسناد مربوطه، اسناد مربوطه را فقط وارد دفتر کل بانک کرده و بقيه اموال از طريق اداره کل انجام مي گيرد.
10- مطالعه واحد دفترداري و تمرکز حسابها (بدهکار- بستانکار و عملکرد آن در دفاتر  روزنامه معين و کل صدر برگه )
- در دفترروزنامه حسابها قابل ذکر را در اگر بدهکار باشد در قسمت بستانکار باشد موارد مي نويسيم بدين صورت که بستانکار را در بدهکار و بدهکار را قسمت بستانکار ذکر نمود و دفتر کل به صورت مجزا با مشخص شدن بدهکار و بستانکار بر عکس دفتر روزنامه نوشته  و حسابها را در پايان سال مالي مي نويسم و بررسي مي کنيم تا باقيمانده  براي سال بعد بماند.
11- تعديل اعتبارات  در مواد:
- استفاده از آمار و اطلاعات مربوط به برنامه توسعه سنواتي  در کليه سطوح تحصيلي و بر آوردتوسعه تقريبي دانش آموزان و تعيين کلاس و سهم مورد نياز براي سال تحصيلي آتي و اعلام به مسئولان مافوق جهت تهيه و تأمين نيروي انساني  و فضاي آموزشي و ...
- همکاري در مورد تعيين تعداد کلاس هاي برآورد و مورد نياز پرسنل براساس مواد.
- بررسي بودجه در بخشهاي مديريت جهت ارائه به سازمان متبوع.
- دريافت نمونه فرمهاي بودجه و دستورالعمل هاي مربوط و فهرست هاي رسيده از کارشناسي آمار و ماده مورد نظر.
- انجام امورمربوط به ثبت تغييرات  تأمين رديف حقوقي و انتصاب و احکام حق التدريس بر اساس تعديل اعتبارات درمواد مورد ذکر.
- بررسي بودجه مصوب و تطبيق آن با احتياجات اداره و تهيه گزارش پيشنهادهاي لازم جهت تعديل در بودجه مورد نظر با نظر کارشناسان و مسئولان مربوطه.
- تهيه و تنظيم بخشنامه هاي دستورالعمل هاي لازم در زمينه چگونگي تعديل مواد مورد نظر در رابطه با چگونگي حسابداري و استفاده آن در مواد و ديگر.
12- شناخت مشکلات موجود در حسابداري و ارائه پيشنهادات و راه حل.


حسابداري نيز مانند ساير قسمتهاي اداري داراي يک مشکلات که مختص خود است که اين مشکلات عبارتند از :

عدم نيروي انساني لازم طبق تحليل نيرو.
حجم عظيم کارها .
پاسخ به ارباب رجوع .
جدانمودن ليست ها حقوقي از ساير ليست ها.
نبودن فضاي مناسب .
انجام گرفتن بعضي از کارها هنوز به صورت سنتي.
نداشتن مرخصي لازم.
آگاهي با نحوه انجام هزينه ها مربوط به اعتبارات عمراني و سرمايه گذاري.
اعتبارات سرمايه اي و عمراني از طريق اداره کل نوسازي و تجهيزات مدارس انجام مي گيرد به اين شکل که نيازهاي تجهيزات مدارس و نيازهاي زيربنايي عمراني از جمله ساخت و مقاوم سازي مدارس و تعميرات مدارس از طريق آموزش و پرورش شهرستان به اداره کل نوسازي اعلام و پس از بررسي  و امضا ء موافقتنامه بين نوسازي و سازمان آموزش و پرورش طرح هاي ذکر شده از طريق سيستم مناقصه و پيمانکاري پيگيري مي شود پس از ساخت مدارس همچنين پس از تحويل تجهيزات  توسط پيمانکار به شهرستان صورتجلسه تحويل امضاء و به تأييد آموزش و پرورش شهرستان مي رسد.
14- آشنايي با انجام عمليات تفريغ بودجه
درشهرستانها عمليات تفريغ بودجه صورت نمي گيرد.

گردآورنده : سید حسین منصوری -   کارشناس مدیریت و برنامه ریزی آموزشی

 



  • دوصفر هفت
  • بازمانده